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17. Mrz.
/ Germany
Mehr Effizienz im Homeoffice
In Zeiten von Corona versuchen wir alle, unsere sozialen Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren, um die weitere Ausbreitung so weit wie möglich einzudämmen. Für uns bei ioki heißt das: Die Gesundheit aller steht für uns an oberster Stelle, weshalb wir aus unserer wöchentlichen Homeoffice-Regelung eine tägliche Routine gemacht haben.

Doch nicht nur bei uns gewinnt das Konzept “Homeoffice” massiv an Auftrieb: Von Großkonzernen genauso wie von kleinen Büros werden Formen von New Work momentan nahezu flächendeckend eingeführt.

Und während für manche das Arbeiten von zuhause aus auch vor Corona schon eine Selbstverständlichkeit war, müssen andere sich erst vollständig neu strukturieren und der neuen Arbeitsumgebung anpassen.

Bei ioki arbeiten wir seit Tag eins entlang flexibler Arbeitszeitmodelle; Homeoffice gehört für uns zur längst gelebten wöchentlichen Routine. Wir haben gelernt, dass Erfolge nicht präsenzabhängig sind und eine gesunde Homeoffice-Regelung vor allem von gegenseitigem Vertrauen lebt. Jeder gibt sein Bestes – ob im Großraumbüro mitten im Herzen von Frankfurt, am heimischen Schreibtisch irgendwo im Rhein-Main-Gebiet oder auch darüber hinaus.

Genauso wie jeder Homeoffice-Arbeitsplatz einmalig ist, sind es auch die Arbeitsweisen und -anforderungen. So muss jeder schließlich auch für sich selbst die besten Routinen, Strukturen und Abläufe finden. Dennoch haben wir nach mehreren Jahren wöchentlichen Homeoffices wichtige Erfahrungen gesammelt, die wir als kleine Denkanstöße und Tipps mit euch teilen möchten.

1. Morgenroutine

Fangen wir mit etwas Leichtem, aber Ausschlaggebendem an: Routinen helfen uns im Büro täglich, komplexe Aufgaben zu lösen. Im Homeoffice ist das nicht anders. Im Gegenteil, hier kann noch mehr Routine helfen, die Wahrnehmung der eigenen vier Wände von der als Arbeitsplatz zu trennen und sich – zumindest mental – auf den Arbeitsweg zu begeben. Die morgendliche Bad-Routine, das bewusste Kaffee-Trinken vor Arbeitsbeginn oder die übliche Büro- oder zumindest Alltagskleidung können helfen, sich im Geiste auf die kommenden Arbeitsstunden vorzubereiten und die eigenen Rollen als Privatperson sowie als Arbeitnehmer zu unterscheiden.

2. Fester Arbeitsplatz

Übrigens: Nicht nur man selbst, sollte „arbeitsbereit“ sein – auch der Arbeitsplatz im Homeoffice spielt eine wichtige Rolle. Klar ist die Couch auf den ersten Blick verlockend, als praktischer Arbeitsplatz für mehrere Stunden eignet sie sich jedoch nur bedingt. Am besten schafft man sich also einen Arbeitsplatz, der dem im Büro so nah kommt und damit auch so wenig Ablenkung wie möglich bietet.

3. Struktur

Nun haben wir es also geschafft: Mental haben wir uns bei unserer Morgenroutine auf das Arbeiten vorbereitet und alles liegt an unserem Heimarbeitsplatz ordentlich parat. Eine Struktur für den Tag oder gar für die bevorstehende Woche kann helfen, die anstehenden Aufgaben besser zu organisieren und sich klare Stunden- oder Tagesziele zu setzen. Eine zusätzliche Hilfestellung können hierbei übrigens auch verschiedene Techniken zum Zeitmanagement sein, zum Beispiel die Pomodoro-Technik.

Und was gibt besser Struktur als Pausen? Richtig, kaum etwas. Also bitte kein falscher Stolz, niemand arbeitet acht Stunden am Stück hochkonzentriert durch. Kurze Pausen nach erledigten To Do’s und eine bewusst wahrgenommene Mittagspause helfen, den Tag einzuteilen.

4. Virtuelle Teams

In Zeiten der Digitalisierung ist nahezu nichts mehr unmöglich. Und so können – mit guter Vorbereitung und der richtigen Technik – heute im Grunde alle Termine auch virtuell abgehalten werden. Sei es der von langer Hand geplante Workshop, die wöchentliche Team-Runde oder auch einfach nur ein kurzes Daily – dank Tools wie Microsoft Teams, Skype for Business oder Slack holen wir uns die Kollegen virtuell in unser Homeoffice, ohne dabei vor die Tür gehen zu müssen.

Übrigens: Manchmal ist mehr wirklich mehr. Gerade wenn man eben nicht einmal schnell über den Tisch eine Frage oder Input zurufen kann, ist mehr Kommunikation wirklich hilfreich. Ein spannendes Format, das sich vor allem in der agilen Arbeitswelt bewährt hat und das nicht nur im Homeoffice von Nutzen ist, sind sogenannte Daily-Meetings. Hier kommen alle Kollegen – virtuell oder persönlich – täglich kurz zusammen, um sich über die tagesaktuellen To Do’s auszutauschen, zu koordinieren und akute Stolpersteine gemeinsam im Team abzufedern.

5. Persönlicher Kontakt

Ja, auch wenn wir über virtuelle Teams sprechen, sollte der persönliche Kontakt dennoch auch in Zeiten des Homeoffice nicht zu kurz kommen. Denn gerade der Austausch mit den Kollegen ist das, was unsere Arbeitswelt im Innersten zusammenhält. Und so macht es tatsächlich Sinn, gerade in längeren Homeoffice-Phasen das ein oder andere Telefonat auch einmal durch einen Video-Call zu ersetzen. Non-verbale Zeichen wie Gestik und Mimik, die am Telefon häufig verloren gehen, können so auch vom Schreibtisch zuhause gesendet oder empfangen werden.

In diesem Sinne wünschen wir allen eine erfolgreiche Zeit im Homeoffice, viel Spaß beim Ausprobieren des ein oder anderen Tipps und vor allem eins: Gesundheit! Stay healthy and stay home!

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Silke Höhl ist Doktorandin im Research Lab for Urban Transport (ReLUT) an der Frankfurt University of Applied Sciences. Die Bau- und Wirtschaftsingenieurin gewann 2019 beim Innovationspreis der Allianz Pro Schiene den Wettbewerb „Beste Idee 2019“. Ihr Konzept: Eine innovative Paketlieferung. Dabei geht es nicht darum, eine neue Verkehrsinfrastruktur auf die Beine zu stellen, sondern den in den Städten bereits gut ausgebauten ÖPNV zu nutzen. Die Idee: U- und Straßenbahnen übernehmen den Transport der Pakete in die Innenstädte und ein Lastenrad übernimmt von dort aus die letzten die Kilometer bis zur Haustür.