Eine Nutzung unserer Support-Seite ist grundsätzlich ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern Sie besondere Services unseres Unternehmens über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchten, kann jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage (z.B. die Durchführung einer vertraglichen Vereinbarung), bitten wir Sie um Ihre Einwilligung.

Mit diesem Hinweis informieren wir Sie darüber, ob und welche Daten wir von Ihnen erheben, wie wir sie nutzen, offenlegen, übermitteln und speichern (“verarbeiten”). Weiterhin informieren wir darüber, wie Sie der Datennutzung widersprechen können. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten immer vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

1. Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung und -verarbeitung?

Verantwortliche Stelle ist:

ioki GmbH (“ioki”)

An der Welle 3

60322 Frankfurt am Main, Deutschland

E-Mail: privacy@ioki.com

Die bestellte Konzerndatenschutzbeauftragte ist

Herr Wolfgang Schlattmann

E-Mail: privacy@ioki.com

2. Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zu bestimmten Zwecken. Diese können sich aus technischen Notwendigkeiten, vertraglichen Erfordernissen oder ausdrücklichen Nutzerwünschen ergeben.

Aus technischen Gründen müssen beim Besuch von www.support.ioki.com bestimmte Daten erhoben und gespeichert werden wie z.B. das Datum und die Dauer des Besuchs, die genutzten Webseiten, Ihre IP-Adresse, die Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystemtyps sowie die Webseite, von der aus Sie uns besuchen.

2.1 Support-Anfragen

Zur Unterstützung beim technischen Betrieb des On-Demand-Services nutzen wir das Helpdesk- und Issue-Tracking-System des folgenden Anbieters:

Zendesk Inc. Headquarters,

181 Fremont St.,

San Francisco, CA 94105,

USA

 

Das System dient der Kommunikation zwischen uns und Ihnen zur Bearbeitung technischer Anfragen, Störungsmeldungen und betrieblicher Supportfälle. Sofern dies zur Analyse oder Behebung technischer Probleme erforderlich ist, können im Rahmen eines Supportfalls auch einzelne Informationen aus dem Betriebssystem verarbeitet werden. Dies erfolgt ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs und zur Fehlerbehebung.

Speicherort

Der Datenstandort der eingesetzten Infrastruktur befindet sich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Der Dienstleister setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

Reporting-Funktion

Die in Zendesk verfügbare Reporting-Funktion (Auswertungen und Berichte für Support-Mitarbeitende, z. B. über Zendesk Explore) verarbeitet ausschließlich die im Rahmen der Ticketbearbeitung ohnehin erhobenen Daten serverseitig. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der bestehenden Auftragsverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, AVV mit Zendesk).

2.3 Cookie-Consent-Tool: CCM19

Zur Einholung, Dokumentation und Verwaltung der Cookie-Einwilligung setzen wir das Consent-Management-Tool CCM19 ein. Anbieter:

Papoo Software & Media GmbH
Auguststr. 4
53229 Bonn, Deutschland

Name	Typ	Lebensdauer	Zweck
ccm_consent	Local Storage	1 Jahr	Speichert die Cookie-Zustimmungsvereinbarung, welche Cookies gesetzt werden dürfen

 

Verarbeitungsort: Bonn & Falkenstein, Deutschland – es findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (gesetzliche Nachweispflicht der Einwilligung).

Für das Web Widget (Classic) stellt Zendesk zusätzlich eine vorkonfigurierte Cookie-Permission-Schnittstelle bereit: CCM19 übermittelt den erteilten (oder verweigerten) Einwilligungsstatus an das Widget, welches die entsprechenden Funktions- und Analyse-Cookies erst nach erteilter Einwilligung setzt. Technisch notwendige Cookies sind davon ausgenommen und werden unabhängig von der Einwilligung gesetzt.

 

 

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir bearbeiten Ihre personenbezogenen Daten basierend auf einer der folgenden Rechtsgrundlangen.

3.1. Einwilligung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient diese nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

3.2. Vertag

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich sind, ist der Vertrag nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.

3.3. Gesetzliche Pflichten

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3.4. Berechtigtes Interesse

Um unser Angebot ständig zu verbessern, speichern und analysieren wir Nutzungsdaten auf pseudonymisierter Basis. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir sind zudem daran interessiert, die Kundenbeziehung mit Ihnen zu pflegen und Ihnen Informationen und Angebote zukommen zu lassen, von denen wir glauben, dass sie zu Ihren Interessen passen. Deshalb verarbeiten wir auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (auch mit Hilfe von Dienstleistern) Ihre Daten, um Ihnen Informationen und Angebote zuzusenden. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail) für Werbung per E-Mail und für Marktforschung, sofern Sie einer solchen Verwendung nicht widersprechen. Ebenso kann auch die E-Mail-Adresse, die wir aus einer Geschäftsbeziehung mit Ihnen von Ihnen erhalten haben, zur werblichen Ansprache verwendet werden.

Diese Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Ihren Widerspruch können Sie uns über per E-Mail an hello@ioki.com richten. (Werbewiderspruch)

4. Verschlüsselung

Zum Schutz Ihrer Daten findet die Übertragung der Ihrer Daten über die Webseite mit einer SSL-Verschlüsselung statt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die an uns übermittelten Daten nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. Werden Daten weitergegeben?

Für die Vertragsabwicklung generell ist in der Regel die Einschaltung weisungsabhängiger Auftragsverarbeiter erforderlich, wie z. B. von Rechenzentrumsbetreibern oder sonstigen an der Vertragserfüllung Beteiligten.

Externe Dienstleister, die für uns im Auftrag Daten verarbeiten, werden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich streng verpflichtet. Die Dienstleister arbeiten nach unserer Weisung, was durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt wird.

Eine Übermittlung Ihrer Daten erfolgt im Übrigen nur, wenn Sie uns dazu eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben oder aufgrund einer gesetzlichen Regelung.

Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt, es sei denn, es liegen angemessene Garantien vor. Dazu gehören die EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie für die Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden (bspw. im Rahmen eines Vertragsverhältnisses), erforderlich sind oder sofern dies gesetzlich vorgesehen ist. So speichern wir im Rahmen eines Vertragsverhältnisses Ihre Daten mindestens bis zur vollständigen Beendigung des Vertrages. Anschließend werden die Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Bitte beachten Sie unseren Hinweis unter Nr. 2.2.1 zu der Speicherung von Bewerberdaten.

Ihre personenbezogenen Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Durch das Geltendmachen eines berechtigten Löschersuchens, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe, wie steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben. Im Falle gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erfolgt die Löschung nach deren Ablauf.

7. Einsatz von Cookies und Analyse-Tool

Unsere Internetseite verwendet „Cookies“. Cookies sind kleine Textdateien, die bei Webseitenbesuch auf ihrem Rechner lokal gespeichert werden. Diese richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Die Speicherung dieser Cookies erfolgt entweder für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies). Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht, wobei permanente Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert bleiben, bis Sie diese eigenständig löschen oder eine automatisierte Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Bei Nutzung unseres Zendesk Help Centers (Web Widget Classic) werden folgende Cookies bzw. Local-Storage-Elemente gesetzt.

7.1. Technisch notwendige Cookies (kein Opt-in erforderlich)

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unerlässlich und ermöglichen grundlegende Funktionen wie die Seitennavigation, den Zugriff auf geschützte Bereiche und die Gewährleistung der Sicherheit der Website. Ohne diese Cookies kann die Website nicht ordnungsgemäß funktionieren. Technisch notwendige Cookies werden aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, §25 TDDDG eingesetzt.

Bereich	Cookie	Zweck	Speicherdauer
Zendesk – Auth/Session	_zendesk_session, _zendesk_shared_session, _zendesk_authenticated, _zendesk_login_session, zendesk_thirdparty_test	Authentifizierung, Session, CSRF-Schutz	8 Std. / Session
Zendesk – Help Center	_help_center_session	Session-Schlüssel	Session
Zendesk – Help Center	articleVotes	Verhindert doppelte Artikelbewertungen	Persistent/Session
Zendesk – Help Center	request_method	Navigation/Preload	Persistent (Local Storage)
Zendesk – Web Widget (Classic)	ZD-zE_oauth	Auth-Token nach Login	2 Std.
Zendesk – Web Widget (Classic)	_answer_bot_service_session	Session-Schlüssel Answer Bot	Session
Cloudflare – Bot-Schutz	__cf_bm, _cfruid, _cfuvid	Bot Management, Rate Limiting	ca. 30 Min. / Session
Cloudflare Turnstile	cf_clearance	Bestätigt erfolgreich bestandene Bot-Prüfung	1 Jahr
CCM19 (siehe unten)	ccm_consent	Speichert Cookie-Einwilligung	1 Jahr

 

7.2. Cookies, die nicht zwingend für die Nutzung der Seite erforderlich sind

Für den Einsatz von nicht notwendigen Cookies fordern wir von Ihnen eine jederzeit widerrufbare eindeutige Einwilligung per Opt-In im Cookie Banner gemäß §25 TDDDG ein.

Für technisch notwendige Cookies ist eine Einwilligung gemäß §25 TDDDG nicht notwendig und werden bei Ihrem Besuch auf der Webseite automatisch gesetzt.

7.2.1 Funktions-/Präferenz-Cookies

Diese Cookies werden verwendet, um Ihre Präferenzen und Einstellungen auf unserer Website zu speichern. Dadurch können wir Ihnen eine personalisierte Erfahrung bieten und die Darstellung der Website an Ihre Vorlieben anpassen. Die Verwendung von Präferenz-Cookies basiert auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bereich	Cookie	Zweck	Speicherdauer
Help Center	GUIDE_REQUESTS_APP_COLUMN_CONFIG	Ansichtseinstellungen	browserabhängig
Web Widget (Classic)	ZD-settings	Hash der Widget-Einstellungen	Persistent
Web Widget (Classic)	ZD-store	Konsistente Widget-Darstellung über Seitennavigation	Persistent
Web Widget (Classic)	ZD-sendApiBlips	Reduziert Analytics-Blips bei clientseitiger API-Nutzung	browserabhängig
AI Agent – Advanced	lastReadMessageId_<Bot-ID>, platformConversationId_<Bot-ID>, isSoundToggleOn	Konversations-/Sound-Status	Persistent (Local Storage)

 

7.2.2 Analyse-Cookies

Rechtsgrundlage für Kategorie 2 und 3: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung).

Bereich	Cookie	Zweck	Speicherdauer
Help Center	help_center_data	Speichert Suchbegriff (kein Nutzerbezug)	48 Std.
Help Center	hc:{user-id}:recently_visited_articles	Zuletzt angesehene Artikel	Persistent (Local Storage)
Web Widget (Classic)	ZD-suid, ZD-buid	Session-/Geräte-ID für Analytics-Events	20 Min. / Persistent
Zendesk Chat (ehem. Zopim)	__zlcmid	Speichert Live-Chat-ID	1 Jahr

 

8. Welche Rechte haben Nutzerinnen und Nutzer

Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Weiterhin haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies gesetzlich zulässig ist und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art.16 DSGVO).
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen (Art.17 DSGVO).
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
• Wenn Sie einen Widerspruch eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art.21 Abs.1 DSGVO).

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der EU oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Ob und inwieweit diese Rechte im Einzelfall vorliegen und welche Bedingungen dafür gelten, ergibt sich aus der DSGVO. Die DSGVO gewährt Ihnen zudem unter bestimmten Umständen ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art.20 DSGVO). Soweit Sie eine datenschutzrechtliche Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie haben ferner ein Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Die für die ioki GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Hessischer Datenschutzbeauftragter

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden

Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg oder per E-Mail an:

ioki GmbH

An der Welle 3

60322 Frankfurt am Main

E-Mail: hello@ioki.com

8.1. Widerruf

Soweit Sie eine datenschutzrechtliche Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. (Art. 7 Abs. 3 S.1 DSGVO)

Der Widerruf beeinträchtigt nicht die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, die vor dem Widerruf auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist. Ebenso bleibt eine weitere Verarbeitung dieser Daten aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage unberührt.

9. Cookie-Einstellungen

Die Cookie Einstellungen können unter dem Cookie Icon jederzeit geändert werden.

10. Aktualisierung des Datenschutzhinweises

Wir passen den Datenschutzhinweis an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslagen an. Daher empfehlen wir, den Datenschutzhinweis in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu nehmen. Sofern Ihre Einwilligung erforderlich ist oder Bestandteile des Datenschutzhinweises Regelungen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Ihrer Zustimmung.

Stand: August 2026